Để có một thư giới thiệu hoàn hảo (Letter of Reference – LoR) không hề đơn giản. Thư giới thiệu xin học bổng (Letter of Reference – LoR) hiểu đơn giản là bạn được một người hay một tổ chức đề cử bạn với quỹ học bổng nào đó, nhưng thực chất để thực hiện được một lá thư giới thiệu xin học bổng không phải là dễ làm. Khác với thư giới thiệu bản thân (Statement of Purpose – SoP) có thể tự chủ, tự quyết thì LoR là thư phụ thuộc vào người khác. Vì thế cần thực hiện rất nhiều bước để hoàn thành một lá thư giới thiệu như tìm người viết LoR cho bạn, chuẩn bị thông tin, cách trình bày, xin chữ ký, gửi/upload LoR,….
Việc đầu tiên là bạn cần tìm người viết cho LoR
Có hai đối tượng có thể cho LoR là Academic (liên quan đến trường học) và Work (sếp, đồng nghiệp, dự án, đề án nào đó). Người cho LoR không nhất thiết phải có chức danh giáo sư hay tiến sĩ bởi điểm yếu hay mạnh đều nằm ở nội dung của LoR (người cho quan trọng nhưng không phải tất cả). Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý là nếu cấp xin học bổng cao (du học thạc sĩ, tiến sĩ) thì LoR từ người có vị trí/tiếng tăm càng cao càng có giá trị. Cụ thể, khi xin học bổng tiến sĩ thì có LoR từ giáo sư là một điểm quan trọng. Dù tự viết hay người ta viết cho bạn thì hãy xin LoR từ người gần gũi và có nhiều liên quan nhất với bạn. Ví dụ, bạn có thể xin của thầy hướng dẫn làm luận văn. Do là người trực tiếp hướng dẫn bạn nên thầy sẽ có nhiều cái để nói như cách bạn đối phó với stress, giải quyết vấn đề, gặp khó khăn; kỹ năng viết lách, nghiên cứu; những kỹ năng, tính cách tích cực trong cuộc sống…
Viết LoR như thế nào?
Nhiều bạn thường thắc mắc là LoR do mình tự viết hay để người khác viết? Điều này còn tùy thuộc vào người cho LoR. Thông thường nếu là thầy cô/sếp người Việt thì sẽ yêu cầu bạn tự viết rồi họ sửa và ký. Còn nếu là thầy cô/sếp người nước ngoài thì thường họ sẽ tự viết cho bạn (có khi không cho bạn xem nội dung họ viết những gì). Tuy nhiên, trong trường hợp người cho LoR tự viết thì bạn vẫn có thể can thiệp vào nội dung, nghĩa là hướng người viết vào một số điểm như: Lưu ý người viết nêu rõ quan hệ của họ với bạn (số năm quen biết, dự án làm chung, hướng dẫn…), đề cập đến khả năng trình độ ngoại ngữ, kỹ năng viết… của bạn.
Thông thường, bạn sẽ phải chuẩn bị 2-3 LoR để chọn ra bản phù hợp nhất cho ngành học/trường học nên nếu phải tự viết thì cần tránh việc để các LoR giống nhau. Bạn có thể viết ý bằng tiếng Việt và nhờ bạn bè thân thiết diễn giải sang tiếng Anh vì khi làm vậy người dịch sẽ tự dùng giọng văn của họ để viết ra. Còn nếu muốn tự viết toàn bộ thì bạn nên lưu ý chia đều nội dung, dùng từ đồng nghĩa, không dùng các cụm từ/cụm câu giống hệt nhau giữa các LoR. Ví dụ, nếu LoR 1: It is a great pleasure for me to recommend… thì LoR 2: I am delighted to be called upon as a reference for…
Trình bày thế nào?
Việc trình bày LoR rất quan trọng, nên ngắn gọn và xuyên sốt từ đầu đến cuối. Thư chỉ nên dài một trang A4 và phải logic với những phần còn lại của hồ sơ và cần nêu dẫn chứng cụ thể, rõ ràng khi khen. Trong phần trình bày LoR các bạn nên dùng letter head (tiêu đề thư) vì như vậy sẽ làm cho LoR có tính thẩm mỹ và tin cậy cao hơn. Trong trường hợp không có Letter head thì bạn có thể tự mình thiết kế một mẫu đơn giản vì logo của trường/công ty không khó kiếm. “Khi trình bày LoR, tốt nhất nên sửa đổi theo hướng yêu cầu của học bổng và tên chương trình, không nên dùng một thư duy nhất để gửi cho mọi chương trình. Việc này tuy khá tốn công nhưng hiệu quả cao. Dù sao thì thư có tên người nhận rõ ràng (trường A, B, consortium A, B) vẫn hơn cái thư chung chung kiểu “your prestige university” giống như thư rác gửi tự động”.
Xin chữ ký
Có nhiều bạn thắc mắc nên sử dụng chữ ký nào trong LoR? Thì chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn loại chữ ký điện tử nếu bạn nộp hồ sơ trực tuyến, còn nếu bạn nộp hồ hồ sơ qua đường bưu điện sẽ là chữ ký “sống”. Ngoài ra để không mất nhiều thời gian cho việc đi xin chữ ký thì bạn làm một loạt LoR rồi xin chữ ký hoặc trình ký sau đó scan rồi lưu dưới dạng file ảnh, làm như vậy sẽ dễ dàng vì sau này viết LoR chỉ việc chèn chữ ký vào file word rồi chuyển sang pdf và nộp.
Gửi, nộp thư
Tùy vào mỗi trường bạn sẽ phải nộp hồ sơ theo yêu cầu khác nhau: có thể bạn được yêu cầu nộp qua đường bưu điện, tất cả hồ sơ được cất kĩ trong một phong bì; hoặc bạn sẽ nộp LoR online qua một hệ thống hay một địa chỉ mail.
