Đối với du học sinh, trước khi sang đất khách quê người để học thì việc thích nghi với cuộc sống mới là điều cực kỳ quan trọng. Việc đầu tiên là bạn nên tự luyện cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả. Khi bạn quản lý tốt thời gian của mình, lúc đó mọi việc khắc trôi một cách đơn giản. Một số bí kíp sau sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hành trang du học cho mình.
- Nhất thiết phải có sổ tay nhắc việc
Một cuốn sổ sẽ là người bạn đồng hành của bạn. Hãy ghi lịch làm việc trong tuần, trong tháng, hay trong năm hay những cuộc hẹn quan trọng, việc cần làm trong ngày. Một quyển lịch bàn cũng khá cần thiết để quản lý thời gian. Bên cạnh đó với chiếc máy tính hay chiếc điện thoại bạn cũng có thể biến nó thành người nhắc việc độc đáo. Đánh dấu những công việc ưu tiên. Những ngày quan trọng, những công việc quan trọng bạn nên bôi đỏ, để lúc nào bạn cũng để ý tới. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt.
- Lên kế hoạch làm việc càng chi tiết càng tốt
Bạn hãy bắt đầu một tuần làm việc, một tháng làm việc mới bằng cách lên kế hoạch công việc. Và một ngày cũng thế. Mỗi ngày, ngay sau khi thức dậy, bạn hãy dành ra 5-10 phút để lên kế hoạch trước những việc cần làm và đặt ra mục tiêu cho những công việc ấy. Hãy xác định 3 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày là gì và quyết tâm thực hiện nó cho bằng được. Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày do phát sinh thêm việc mới, nhưng bạn hãy luôn cố gắng để thực hiện đúng mục tiêu mình đã đề ra trong ngày, đó chính là nền tảng cho việc hoàn thành mục tiêu của những ngày kế tiếp đấy.
Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn hãy tổng kết lại những mục tiêu đã hoàn thành và các việc nào chưa làm xong. Sau đó, hãy lập danh sách các việc cần làm cho ngày hôm sau.
- Ưu tiên trong công việc
Bạn cần xác định công việc nào quan trọng với bạn hơn khi phải lựa chọn. Khi bạn sử dụng quỹ thời gian của công việc này bù vào công việc kia, bạn phải biết tìm cách để công việc đó không bị bỏ ngỏ. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên, hoặc bạn không thể làm do phát sinh.
- Chú ý khung thời gian vàng làm việc hiệu quả
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, đồng nghĩa với nó mỗi người sẽ có một khung giờ vàng làm việc hiệu quả nhất, tập trung nhất. Có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng sớm, có người lại vào buổi chiều hay những thời gian khác trong ngày.
Khi đã xác định được “khung giờ vàng” của chính mình, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn.
- Học cách nói không
Rất nhiều người bị quá tải vì họ nhận làm quá nhiều việc. Họ nói có với những việc đáng lẽ ra họ nên từ chối. Học cách nói không với những yêu cầu ưu tiên thấp và bạn sẽ có thời gian dành cho những việc quan trọng hơn.
- Nghĩ trước khi làm
Đã bao nhiêu lần bạn nói có với những việc mà sau này bạn cảm thấy hối tiếc? Trước khi nhận một việc mới, ngừng nghĩ về việc đó trước khi bạn đưa ra được câu trả lời. Điều này sẽ ngăn bạn khỏi phải nhận quá nhiều việc.
Sau đây là 15 bí quyết quản lý thời gian mà bạn có thể áp dụng.
- Liên tục hoàn thiện bản thân
Dành thời gian trong thời gian biểu của bạn để học những thứ mới và phát triển năng khiếu và khả năng tự nhiên của bạn. Ví dụ bạn có thể tham gia một lớp học, một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Liên tục hoàn thiện kiến thức và kỹ năng sẽ làm tăng giá trị của bạn và giúp bạn phát triển sự nghiệp, và là con đường đáng tin nhất để độc lập về tài chính.
- Nghĩ về việc từ bỏ một số việc để thực hiện các hoạt động khác
Đây là một ý hay nhằm đánh giá một cách thường xuyên việc bạn sử dụng thời gian như thế nào. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất là bạn hãy dừng làm những việc không còn phục vụ cho bạn để có thể dành thời gian làm những việc có ích hơn. Xem xét bạn nên từ bỏ việc gì để duy trì hoạt động hiện tại của bạn.
- Sử dụng hệ thống quản lý thời gian
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể giúp bạn theo dõi được tất cả những việc bạn cần phải làm, sắp xếp và đặt ưu tiên cho công việc, và phát triển một kế hoạch hợp lý để hoàn thành. Một hệ thống tích hợp giống như keo dính tất cả những thói quen quản lý thời gian tốt nhất lại trong một hệ thống.
- Nhận định những thói quen xấu
Lập một danh sách những thói quen xấu đang ăn cắp thời gian của bạn, làm hỏng mục tiêu của bạn, và ngăn cản bạn đến với thành công. Sau khi bạn lập ra danh sách hãy làm việc với từng thói quen một và loại bỏ chúng ra khỏi cuộc sống của bạn một cách có hệ thống. Nhớ rằng cách dễ nhất để bỏ những thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt hơn.
- Đừng làm việc của người khác
Có phải bạn có thói quen ăn cơm nhà vác tù và hàng tổng vì tâm lý ‘anh hùng’? Làm việc đáng nhẽ ra thuộc phạm vi nhiệm vụ của người khác lấy đi rất nhiều thời gian của bạn trong khi bạn còn đang ngập đầu ngập cổ với đống công việc của mình. Thay vào đó hãy tập trung vào dự án và mục tiêu của bạn, học cách uỷ thác công việc hiệu quả, và chỉ dạy cho người khác cách thực hiện công việc của họ.
- Giữ nhật ký mục tiêu
Dành thời gian để lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Bắt đầu ghi nhật ký và viết ra những tiến bộ của bạn trong mỗi một mục tiêu. Xem lại nhật ký mục tiêu của bạn mỗi tuần để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng đường.
- Đừng có cầu toàn
Một vài nhiệm vụ không yêu cầu bạn phải nỗ lực hết mình. Ví dụ việc gửi một email ngắn cho đồng nghiệp chỉ nên kéo dài vài phút. Hãy học cách phân biệt giữa những việc đáng phải hoàn thành xuất sắc và những việc chỉ cần hoàn thành.
- Cẩn trọng với những nhiệm vụ “phát sinh’
Khi đã có danh sách việc phải làm với những nhiệm vụ quan trọng hãy chú ý không để bị xao nhãng bởi những việc “phát sinh”. Những việc như sắp xếp giá sách hoặc giấy tờ có thể xếp lại cho đến khi bạn giải quyết xong các đầu việc có ưu tiên cao nhất.
